Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Начисление возмещения расходов связанных с арендой жилья». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Когда компании – работодатели приглашают к себе на работу специалистов с других городов и регионов, для сотрудников возникает проблема в аренде жилья не только для себя, но и для своей семьи. Нередко компании предлагают оплачивать аренду жилья таким специалистам, что может повлиять на решение о переезде. Такие расходы являются экономически оправданными, но у проверяющих органов они часто вызывают множество вопросов.
Приобретение служебной квартиры
Иногда компании для обеспечения иногородних сотрудников жильем приобретают служебные квартиры. Такой подход имеет два существенных недостатка:
- организация, становясь собственником квартиры, должна учитывать этот объект как основное средство и, соответственно, платить с него налог на имущество. В данной ситуации возникает налоговая нагрузка работодателя;
- компания не сможет без налоговых рисков учесть стоимость купленного жилья при определении налога на прибыль. Как считает Минфин, служебная квартира — это не амортизируемое имущество, которое используется для извлечения дохода. Соответственно, по ней не учитываются амортизационные отчисления при налогообложении (Письма Минфина от 24.11.2014 г. № 03-03-06/2/59534, от 24.01.2019 г. №03-03-06/1/3843). Получается в данной ситуации работодатель несет существенные затраты в размере стоимости приобретаемой недвижимости, которые не вправе учесть при исчислении налога на прибыль.
Облагается ли взносами во внебюджетные фонды (ПФР, ФСС РФ, ФОМС РФ) компенсация аренды жилья иногороднему сотруднику и ограничена ли такая компенсация предельными суммами?
17.08.2015Автор: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Вахромова Наталья
Организация использует труд иногородних работников, с которыми заключены трудовые договоры. Работодателем принято решение о выплате компенсации по аренде жилья иногородним работникам. Компенсации по аренде жилых помещений будут выплачиваться непосредственно иногородним сотрудникам. Данные компенсационные выплаты будут установлены в дополнительных соглашениях к трудовым договорам, а также предполагается их включить в коллективный договор.
Подлежат ли данные компенсационные выплаты обложению взносами во внебюджетные фонды (ПФР, ФСС РФ, ФОМС РФ) и ограничена ли данная выплата предельными суммами?
Трудовой Кодекс РФ (ТК РФ) выделяет два вида компенсационных выплат. Один из них объединяет компенсационные выплаты, связанные с особыми условиями труда. Такие компенсации, согласно ст. 129 раздела IV «Оплаты и нормирование труда» ТК РФ, являются элементами оплаты труда.
Второй вид компенсаций определен в ст. 164 ТК РФ. Согласно этой статье под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами.
Указанные выплаты не входят в систему оплаты труда, они являются компенсацией затрат работника, связанных с выполнением трудовых обязанностей (письмо Минфина России от 14.07.2014 № 03-03-06/4/34093).
Согласно ст. 165 ТК РФ выплата компенсаций работникам предусмотрена, в частности, в случаях переезда на работу в другую местность. Установлено также, что при предоставлении гарантий и компенсаций соответствующие выплаты производятся за счет средств работодателя.
В соответствии со ст. 169 ТК РФ при переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить работнику:
- расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения);
- расходы по обустройству на новом месте жительства.
Конкретные размеры возмещения расходов определяются соглашением сторон трудового договора. Для коммерческих организаций ограничений по размеру рассматриваемых компенсаций не установлено, все зависит от финансового положения работодателя.
Страховые взносы
Согласно ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее — Закон № 212-ФЗ) объектом обложения страховыми взносами для организаций являются, в частности, выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг, а также выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования.
Для организаций база для начисления страховых взносов определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ, начисленных организацией за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в ст. 9 Закона № 212-ФЗ (ч. 1 ст. 8 Закона № 212-ФЗ).
Статьей 9 Закона № 212-ФЗ определен перечень выплат и вознаграждений, которые не подлежат обложению страховыми взносами. Указанный перечень является закрытым и расширительному толкованию не подлежит.
Так, на основании пп. «б» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с бесплатным предоставлением жилых помещений, оплатой жилого помещения и коммунальных услуг, питания и продуктов, топлива или соответствующего денежного возмещения.
Если обязанность работодателя бесплатно предоставить своему работнику жилое помещение или компенсировать стоимость оплаты жилого помещения не установлена законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления, то на такие компенсации действие пп. «б» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ не распространяется и указанные выплаты подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке. При этом факт наличия условия об оплате стоимости аренды квартиры в трудовом договоре с иногородним сотрудником значения не имеет.
Поскольку рассматриваемые выплаты связаны с переездом работника в другую местность для выполнения трудовых обязанностей, то следует пытаться связать их с возмещением расходов при переезде на работу в другую местность, установленным положениями приведенной нами выше ст. 169 ТК РФ. В случае достижения между работником и работодателем договоренности о переводе работника на работу в другую местность у работодателя возникает обязанность возместить ему дополнительные расходы, связанные с переездом.
В силу пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей в связи с переездом на работу в другую местность, за исключением:
- выплат в денежной форме за работу с тяжелыми, вредными и (или) опасными условиями труда, кроме компенсационных выплат в размере, эквивалентном стоимости молока или других равноценных пищевых продуктов;
- выплат в иностранной валюте взамен суточных, производимых в соответствии с законодательством Российской Федерации российскими судоходными компаниями членам экипажей судов заграничного плавания, а также выплат в иностранной валюте личному составу экипажей российских воздушных судов, выполняющих международные рейсы;
- компенсационных выплат за неиспользованный отпуск, не связанных с увольнением работников.
Разъясняя порядок применения указанной нормы, Минздравсоцразвития России в письме от 05.08.2010 № 2519-19 указывает на то, что компенсация найма жилья, выплачиваемая работнику, переехавшему в другой город для работы в организации, не подпадает под действие пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ, поскольку данной нормой Закона № 212-ФЗ предусмотрено освобождение от обложения страховыми взносами сумм возмещения расходов работника только по переезду. Следовательно, «…суммы такой компенсации подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке…». В письмеМинздравсоцразвития России от 15.03.2011 № 784-19 в отношении проживания работников в гостиницах, принадлежащих организации-работодателю, сказано о необходимости начисления страховых взносов.
Отметим также, что согласно п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ (далее — Закон № 125-ФЗ) объектом обложения страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (далее — страхование от НС и ПЗ) признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые страхователями в пользу застрахованных лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, если в соответствии с гражданско-правовым договором страхователь обязан уплачивать страховщику страховые взносы.
Статьей 20.2 Закона № 125-ФЗ также установлен перечень выплат, не подлежащих обложению страховыми взносами на страхование от НС и ПЗ, который является закрытым и не подлежит расширительному толкованию.
На основании пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с оплатой жилого помещения и коммунальных услуг, а также с выполнением физическим лицом своих трудовых обязанностей, в том числе в связи с переездом на работу в другую местность.
То есть в отношении компенсации расходов на оплату жилья иногородним работникам, с которыми организацией заключены трудовые договоры, объект обложения страховыми взносами на страхование от НС и ПЗ определяется так же, как и объект обложения страховыми взносами в ПФР, ФСС РФ и ФФОМС, предусмотренными Законом № 212-ФЗ.
В соответствии с разъяснениями ФСС РФ по вопросу обложения страховыми взносами рассматриваемых выплат (письмо от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985) суммы, уплаченные организацией в порядке возмещения расходов работников (не предусмотренных законодательством РФ) по оплате жилого помещения (квартирной платы, места в общежитии, найма), в полной мере соответствуют всем элементам объекта обложения страховыми взносами, содержащимся в ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ и п. 1 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ как на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, так и на страхование от НС и ПЗ, представляют собой стимулирующие выплаты и вознаграждения и не поименованы как не подлежащие обложению страховыми взносами в ст. 9 Закона № 212-ФЗ и ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ.
Таким образом, согласно позиции официальных органов предусмотренные трудовыми договорами суммы компенсации оплаты жилья иногородним работникам подлежат обложению страховыми взносами в ПФР, ФСС РФ, ФФОМС, включая страхование от НС и ПЗ на общих основаниях. Соответственно, исключение рассматриваемых выплат из облагаемой базы, скорее всего, приведет к разногласиям с контролирующими органами.
Мнения судей по данному вопросу, до выхода постановления Президиума ВАС РФ от 14.05.2013 № 17744/12 (позицию которого приведем ниже), были неоднозначными.
Так, в постановлении ФАС Московского округа от 21.03.2011 № Ф05-1300/2011 по делу № А40-36395/10-107-192 судьи констатировали, что оплата работодателем проживания (арендная плата и оплата жилищно-коммунальных услуг) иногородних работников на время действия трудовых договоров является компенсацией при переезде на работу в другую местность применительно к положениям ст.ст. 165, 169 ТК РФ (смотрите также постановление ФАС Волго-Вятского округа от 24.06.2008 по делу № А43-28282/2007-37-943).
Примером судебного решения в пользу плательщика, в отношении взносов на страхование от НС и ПЗ, является решениеАрбитражного суда Красноярского края от 25.02.2009 № А33-16579/2008, в котором суд пришел к выводу, что предоставляемые работодателем своим работникам блага в случаях, не предусмотренных законом, только тогда включаются в базу для исчисления страховых взносов в ФСС РФ, когда с учетом обстоятельств конкретного дела такие блага могут быть расценены как вознаграждение работников в связи с выполнением им работы (служебных обязанностей). При этом сам по себе факт наличия трудовых отношений между организацией и ее работниками не является основанием для вывода о том, что все выплаты, которые начисляются данным работникам, по существу, представляют собой оплату их труда.
Примером судебного решения, принятого не в пользу плательщика страховых взносов, является постановление Шестнадцатого арбитражного апелляционного суда от 29.01.2013 № 16АП-3826/12. В данном суде была рассмотрена ситуация, когда порядок возмещения расходов, связанных с переездом работника на работу в другую местность, был установлен внутренним нормативным актом организации, в частности, к возмещению расходов по обустройству на новом месте жительства были отнесены следующие выплаты:
- компенсация расходов за проживание в гостинице на период жилья на новом месте жительства;
- предоставление служебного жилья или компенсация расходов работника по самостоятельному найму жилья (квартиры). При этом выплата компенсации производилась один раз в месяц по приказу, издаваемому по заявлению работника.
Оплата жилья как часть зарплаты
Все расходы компании можно подразделить на две основные группы: на связанные с производством или реализацией, а также внереализационные расходы. Такого рода платежи, как аренда имущества для целей налогообложения относят к первой группе расходов. Вместе с тем возникает вопрос, можно ли отнести аренду жилого имущества к расходам, связанным с производством и реализацией. Если привлечение высокоэффективного специалиста производят для интересов компании, то признать их входящими в такую группу можно. Специалист, проживающий в другом городе самостоятельно бы не стал изменять свое место жительство. Прописывается порядок, по которому происходит возмещение расходов по оплате жилья, а также размер компенсации в коллективном, трудовом договоре, либо в ином нормативном акте компании.
Таким образом, если в одном из перечисленных документов компания предусмотрит порядок возмещения расходов по найму жилья, то они могут признаваться как расходы, связанные с оплатой труда. Обосновать это можно так: под расходами по оплате труда признают любые начисления как в денежной, так и в натуральной форме, производимые в пользу работников, если они предусмотрены в трудовом договоре или ином контракте. Затраты по оплате труда признают расходом, связанным с производством и квалификацией. Учесть такие расходы можно в том случае, если они признаются оплатой труда, а также прописаны в условиях трудового договора. Иначе такие затраты носят лишь социальный характер и не могут учитываться при исчислении налога на прибыль.
Чтобы минимизировать риски, связанные с нестыковками в нормативно-правовых актах, предприятию стоит взять оплату съемного жилья на себя. Заключая договор от имени юридического лица, компания получает большую защиту, чем если бы жилое помещение снимал сотрудник как физлицо.
Оформление документов занимает больше времени, но вопрос с налогами решается более прозрачно.
Также юристы рекомендуют уплачивать страховые взносы, несмотря на то, что до сих пор не совсем понятно, обязана ли компания это делать.
По закону работодатель обязан покрывать расходы на обустройство сотрудника только в случае его переезда на новое место для выполнения трудовых обязанностей. Во всех остальных случаях это добровольно, но допустимо. Порядок удержания налогов, страховых взносов, ведения бухгалтерии будет таким же.
Документы, которые понадобятся для возмещения затрат
Организация вправе установить компенсацию найма жилья сотрудникам на свое усмотрение:
- Заключить договор аренды жилого помещения и разместить в нем работника.
- Установить порядок и размер выплаты возмещения расходов на жилье, которое арендует сам работник.
Какой из этих способов выгоднее? С точки зрения налогообложения эти операции равноценны и несут одинаковые налоговые последствия для работника и работодателя. Но есть особенности в отражении в учете. И в первом, и во втором случае во избежание претензий контролирующих органов укажите, как выплачивается компенсация за съемное жилье, в трудовом договоре.
В первом случае понадобятся:
- договор аренды жилого помещения;
- договор безвозмездного пользования и акт приема-передачи квартиры сотруднику.
Если работник возмещает часть арендных платежей или самостоятельно оплачивает коммунальные услуги, укажите это условие в документе о предоставлении права на проживание.
При выплате возмещения необходимо в трудовом договоре указать не только факт возмещения расходов, но и их размер. Вот какие документы нужны для компенсации аренды жилья, если жилое помещение арендует сам работник:
- копии документов, подтверждающих произведенные сотрудником расходы: договор найма жилого помещения, квитанции об оплате;
- заявление, служебная записка на компенсацию жилья сотруднику, иной документ, предусмотренный коллективным договором.
Начисляется ли на компенсацию НДФЛ и страховые взносы
При признании возмещения арендных платежей частью зарплаты возникает вопрос об обложении их зарплатными налогами.
Контролирующие органы категоричны в вопросе обложения НДФЛ. Как предоставление квартиры, арендуемой самой организацией, так и возмещение затрат на аренду признается доходом сотрудника, полученным в натуральной форме, поэтому компенсация жилья работнику по трудовому договору облагается НДФЛ в полном размере (статья 211 НК):
- при оформлении аренды на организацию и предоставление жилья работнику безвозмездно базой обложения признается размер арендных платежей;
- при оформлении договора аренды на сотрудника базой обложения НДФЛ признается компенсационная выплата.
Выплаты работникам в рамках трудовых отношений подлежат обложению страховыми взносами. Перечень необлагаемых начислений приведен в статье 422 НК. Возмещение работнику стоимости найма жилого помещения в ней не указано, следовательно, она подлежит обложению страховыми взносами. База обложения определяется аналогично базе по НДФЛ.
Аренда жилья для работников: организация выступает в роли арендатора
В случае, когда организация-работодатель самостоятельно заключает договор с физическим или юридическим лицами об аренде квартиры (комнаты) для проживания там сотрудника, возможны два пути:
- Заключение договора с арендодателем, параллельное заключение договора с работником, где организация указывает себя обязанной предоставить жилье работнику. Расходы на аренду признаются натуральным доходом работника, НДФЛ удерживается, страховые взносы начисляются. Удерживается НДФЛ с доходов арендодателя, если он является физическим лицом. В составе прочих расходов суммы арендной платы могут быть отражены только в размере 20% от суммы выплат (ст. 131 ТК РФ).
- Организация заключает трудовой договор с работником, расходы на оплату арендованного жилья не признаются доходом работника. Расходы на оплату жилья учитываются в полном объеме в составе прочих расходов организации по договору аренды с арендодателем. НДФЛ не удерживается, взносы на социальное страхование также не рассчитываются и не выплачиваются в бюджет, т.к. экономически эти расходы не относятся к оплате труда, а относятся к текущим расходам фирмы (обоснование: без этого сотрудника и его проживания на нужной территории компания не может вести свою основную деятельность).
В первом случае возможен запасной вариант: договор на аренду жилья заключается между арендодателем и сотрудником, фирма увеличивает заработную плату работника на сумму арендного платежа. В таком случае расчет НДФЛ и взносов на социальное страхование происходит автоматически. Расходы на оплату труда отражаются в бухгалтерском и налоговом учетах по букве закона без вопросов со стороны налоговой службы.
Второй способ имеет обоснование в юридической практике: например, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 02.09.2011 по делу №А70-10656/2010 (в решении суда указано обоснование признания расходов на аренду для налогообложения прибыли компании в составе прочих расходов) или Постановление ФАС Московского округа от 21.03.2011 №КА-А40/1449-11 по делу №А40-36395/10-107-192 (в решении суда расходы на аренду не учитываются как доход работника).
24 Марта 2020
ФНС разработала методичку о переходе с ЕНВД на другие режимы с 2021 года
Возмещение работникам стоимости медосмотров страховыми взносами не облагается
ФНС и Роскомнадзор приостановили проверки до 1 мая
Налоговая служба рассказала об условиях предоставления инвестиционного вычета по НДФЛ
Налоговая служба подготовила проект новой декларации 3-НДФЛ
18 Марта 2020
Переход на онлайн-ККТ не избавил бизнес от контрольных закупок
На вычет НДС при возврате товара дается только год, а не три!
Возмещение платы за арендованное жилье работодателем — Юридическая консультация
Согласно п. 1 ст. 41 Налогового кодекса РФ доходом физических лиц является экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с гл. 23 НК РФ.
При определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц (далее — НДФЛ) учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло (п. 1 ст. 210 НК РФ).
Исчисление и уплата налога с дохода работника производится работодателем, который выступает в качестве налогового агента (п. 1-2 ст. 226 НК РФ).
Удержание начисленной суммы налога производится непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Таким образом, исчисление НДФЛ с суммы возмещения работнику расхода по найму жилого помещения производится по формуле: 5500 руб. x 13% = 715 руб. На карту работника должно быть перечислено 4785 руб. (5500 — 715).
Можно ли сдать коммерческую недвижимость в аренду бесплатно?
В то же время следует учитывать, что трудовым законодательством гарантировано возмещение работодателем расходов по найму работником жилого помещения в связи с пребыванием в командировке (ст.
168 Трудового кодекса РФ) или в связи с обустройством на новом месте жительства после переезда на работу в другую местность (ст.
169 ТК РФ) при определенных условиях для разных категорий работников (например, размер возмещения расходов работников государственных органов должен быть установлен нормативным актом Правительства РФ).
Например, пп. «а» п. 1 постановления Правительства РФ от 02.10.
2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений» предусматривает возмещение расхода работников федеральных государственных органов по найму жилого помещения в фактическом размере, который подтверждается документами, но не более 550 руб. в сутки.
Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ сумма такого возмещения не будет подлежать налогообложению НДФЛ, поскольку предусмотрена законодательством и размер ее для соответствующей категории работников установлен конкретным постановлением Правительства РФ.
Если же размер возмещения по найму жилого помещения в отношении конкретной категории работников бюджетной сферы не определен (отсутствует соответствующий Нормативный акт), то сумма такого возмещения будет считаться доходом работника и облагаться НДФЛ по указанным выше правилам.
Сказали спасибо:
Покупка служебной квартиры
Одним из возможных, но редко используемых на практике вариантов обеспечения жильем иногороднего (иностранного) сотрудника является покупка служебной квартиры. Этот вариант имеет два существенных недостатка.
Во-первых, компания, являясь собственником квартиры, будет вынуждена учитывать этот объект в составе объекта основных средств и платить с него налог на имущество. Таким образом, возрастает налоговая нагрузка для работодателя.
Во-вторых, организация не сможет без налоговых рисков учесть стоимость приобретенной квартиры при расчете налога на прибыль. Так, согласно официальной позиции Минфина РФ, служебная квартира не является амортизируемым имуществом, используемым для извлечения дохода. Следовательно, амортизационные отчисления по ней не учитываются при налогообложении прибыли (письма Минфина РФ от 24.11.2014 № 03-03-06/2/59534, от 24.01.2019 № 03-03-06/1/3843). Таким образом, при данном варианте работодатель будет нести значительные расходы (в размере стоимости приобретенной квартиры), которые не сможет учесть при налогообложении прибыли.
Поэтому предпочтительным с точки зрения отсутствия вышеприведенных недостатков является вариант с арендой помещения. Причем компания может сама арендовать квартиру, а может выплачивать сотруднику соответствующую денежную компенсацию его арендных платежей.
Компенсация за аренду жилья сотруднику
При приёме на работу сотрудник и руководитель, как правило, обсуждают возможность командировок, частых разъездов или даже переезда на постоянное место жительства в другой город, где, например, располагается филиал организации. Если работника устраивают условия трудоустройства, тогда в обязательном порядке, в договоре должны быть отражены все нюансы, в том числе, связанные с расходами на проживание – порядок выплаты, размер надбавки к заработной плате, уровень комфорта жилья, предполагается ли проживание работника вместе с семьёй и др.
Существует два основных способа оплаты:
- Договор об аренде недвижимости заключён непосредственно самой компанией.
- Жилое помещение арендует работник, руководитель в свою очередь, лишь компенсирует расходы.
Важно: Работодатель может оплачивать аренду напрямую арендодателю или перечислять денежные средства на счёт сотрудника.
Следует отметить, что средства, перечисленные работнику в счёт арендной платы, будут отнесены к категории доходов, полученных в натуральной форме и, соответственно, будут облагаться налогом (НДФЛ) и страховыми взносами. Кроме того, по закону эта сумма не должна превышать 20% от общего дохода работника.
В случае, если арендатором выступает сотрудник, в качестве доказательства для последующей компенсации трат на поднаем жилья, необходимо предоставить следующие сведения:
- Договор аренды. Документ в обязательном порядке должен отражать личные данные арендодателя, арендатора, адрес объекта недвижимости, стоимость, срок, на который предполагается сдача жилья.
Важно: Если срок аренды превышает 1 год, в этом случае, следует зарегистрировать договор в Россреестре.
- Платёжные поручения об оплате найма жилого помещения, расписки арендодателя.
Органы уголовно-исполнительной системы, противопожарной и таможенной служб
Постановление Правительства РФ от 09.09.2016 г. №894 устанавливает порядок и размеры компенсации для сотрудников указанных органов, в том числе ФСИН и МЧС. Оно пришло на замену ПП № 852. Главное требование при выплате за арендованное жилое помещение такое же, как и сотрудников полиции — отсутствие в собственности квартиры в районе службы. Документы требуются аналогичные, как и для сотрудников органов внутренних дел.
Согласно указанному нормативному документу установлены следующие предельные суммы компенсаций:
- Москва и Санкт-Петербург – 15 тысяч рублей;
- города и районные центры – 3,6 тысяч рублей;
- иные населенные пункты – 2,7 тысяч рублей.
Указанные суммы увеличиваются в полтора раза в случае, если со служащим проживают члены семьи в количестве более трех.
Члены семей, чей кормилец работал в данных органах и погиб, имеют право на компенсацию за наем (поднаем) жилых помещений. Для них написаны отдельные правила, которые утверждены тем же Постановлением.
Распространенные ошибки при предоставлении компенсации работнику за наем жилья
Ошибка 1. Траты по проживанию во время командировок (за наем жилья) покрываются нанимателем. Основание: ст. 168 ТК РФ. Помимо этого за командированным сохраняют его место работы, средний заработок. Данное правило применяется неукоснительно.
Но при удержании НДФЛ и общеобязательных взносов в отношении компенсации трат учитывают действующие лимиты по суточным расходам. При наличии подтверждающих документов о тратах за наем жилья подоходный не взимается. При их отсутствии с сумм, которые превышают лимиты, налог удерживают.
К сведению, суточные по обычной командировке на территории РФ, ограничены суммой 700 руб. При загранпоездках их предельный размер увеличивается до 2500 руб. Что касается общеобязательных взносов, то их удерживают со всей суммы потраченных денег на проживание, если данные траты документально не подтверждены.
Облагается ли НДФЛ арендная плата за жилье для сотрудника?
В соответствии с рекомендациями ФНС, опубликованными в начале 2017 года, суммы, соответствующие арендной плате за жилье сотрудника, должны в общем случае облагаться НДФЛ — как, в частности, зарплата сотрудника. В обоснование данной позиции налоговики приводят следующие тезисы:
- Налогооблагаемым доходом по законодательству РФ признается выгода, выраженная в денежной либо натуральной форме, причем, учитываемая в тех или иных показателях. При этом, данная выгода может выражаться не только в фактическом пользовании экономическими ресурсами, но и в возможности ими пользоваться (как в случае с арендованным жильем).
- В соответствии с положениями Налогового Кодекса, к доходам в натуральной форме относятся, в частности, оплата имущественных прав налогоплательщика иным лицом (например, работодателем). Пользование арендованным жильем — разновидность имущественных прав.
Таким образом, с суммы, перечисляемой работодателем собственнику жилья, в котором проживает сотрудник, государству должен перечисляться налог по ставке в 13%, если работник — налоговый резидент РФ, 30% — если он не имеет статуса резидента. При этом, уплачивает НДФЛ работодатель как налоговый агент. Данный налог работник впоследствии может применить в рамках вычетов — имущественных, социальных.
Кроме того, на расходы по оплате жилья для сотрудника также нужно будет начислить социальные взносы — в ПФР, ФСС и ФФОМС, поскольку в этом случае перечисление денежных средств будет осуществлено в рамках трудовых правоотношений.
Вместе с тем, указанное правило имеет исключение (критерии определения которого, при этом, законодательно строго не определены). Дело в том, что в соответствии с пунктом 3 статьи 217 Налогового Кодекса России не облагаются НДФЛ выплаты, классифицированные как компенсационные по законодательству РФ и относящиеся к выполнению работником своих трудовых обязанностей.
Вопрос в том — считать ли арендную плату за жилье работника компенсационной выплатой. По мнению Верховного суда, к соответствующим выплатам следует относить исключительно те суммы, что направлены на обеспечение исполнения работником своих трудовых обязанностей. То есть — если без их перечисления трудовые обязанности не могут быть исполнены работником. Это могут быть, к примеру, суммы компенсации работодателем:
- жилья в командировке;
- жилья на вахте;
- проживания человека в квартире, где он выполняет работу удаленно.
Для того, чтобы подвести оплату квартиры сотрудника под выплату, которая не облагается НДФЛ в соответствии со статьей 217 НК РФ, работодателю крайне желательно:
- Документально закрепить строгую зависимость факта проживания работника в арендованной квартире и исполнения им трудовых обязанностей — например, прописать в трудовом договоре или приложениях к нему, что человеку за счет работодателя предоставляется жилье по такому-то адресу.
- Подготовить доказательства (на случай проверок ФНС), что у сотрудника нет возможности проживать в городе в другой квартире или снимать жилье за свой счет.
Таким образом, в аспекте взаимосвязи расходов работодателя на аренду жилья для сотрудников и уплаты налогов в бюджет наблюдается достаточно противоречивая ситуация.
С одной стороны, работодатель, уплатив арендную плату за жилье работника, может, оформив соответствующую плату определенным образом (как компенсационную в рамках трудовых правоотношений), избавить сотрудника от необходимости уплачивать НДФЛ с данной суммы.
С другой стороны, работодатель вправе применить расходы на оплату жилья для работника в целях уменьшения налоговой базы только в том случае, если данные расходы будут частью зарплаты работника по трудовому договору.
Получается, что работодателю придется выбирать между 2 основными способами оптимизации расходов (налоговой нагрузки):
- Возможности не перечислять НДФЛ с арендных расходов, а также не начислять социальных взносов на них (порядка 30% от соответствующей суммы) — однако, при отсутствии гарантированной законом возможности применить данные расходы для оптимизации базы по налогу на прибыль или УСН.
- Возможности применить расходы на оплату жилья работнику в целях оптимизации налоговой базы — при условии уплаты с них НДФЛ и социальных взносов (при этом, налог и взносы сами по себе также могут быть применены в целях уменьшения базы).
Возможны и некие альтернативные подходы к выстраиванию работодателем правоотношений с работником. Например — предоставление сотруднику жилья не по трудовому договору, а по гражданско-правовому договору за минимальную сумму (с которой можно и заплатить НДФЛ — но без социальных взносов), а то и вовсе бесплатно (соответственно, без начисления НДФЛ) в порядке переуступки права на пользование жильем, изначально арендованном у собственника. При этом, НДФЛ (при платном договоре) должен заплатить сам работник (но работодатель может помочь ему в этом).
Условия и варианты добровольной оплаты проживания работника
Итак, установленная законодательством обязанность предоставить жилье человеку, приглашенному на работу из другой местности, у работодателя отсутствует. Есть здесь только 1 исключение: при приеме на работу иностранца работодатель должен гарантировать обеспечение его жильем (п. 5 ст. 16 закона «О правовом положении…» от 25.07.2002 № 115-ФЗ). Однако выдача подобной гарантии не предполагает возникновения у работодателя обязанности по оплате жилья (письмо ФНС России от 10.01.2017 № БС-4-11/123@).
Решение работодателя о добровольно принимаемых им на себя обязательствах по оплате расходов на проживание закрепляется во внутреннем нормативном документе (коллективном или трудовом договоре).
Видами подобной оплаты могут быть:
- Заселение работника в жилье, арендованное работодателем для этих целей.
- Возмещение работнику расходов на проживание по жилью, арендуемому им самим, которое возможно в 2 вариантах:
- оплата необходимых сумм непосредственно арендодателю;
- выдача сумм, уплачиваемых в качестве арендной платы, работнику.
В любом из этих вариантов работник получает доход. Причем в случае расчетов работодателя непосредственно с арендодателем (т. е. без участия работника) этот доход расценивается как выплаченный работнику в натуральной (неденежной) форме (письма Минфина РФ от 29.12.2016 № 03-04-05/79264, от 14.09.2016 № 03-04-06/53726).
Арендуем квартиру для работников: налог на прибыль, НДФЛ и страховые взносы
При оплате жилья для иногородних работников компания заинтересована в том, чтобы учесть расходы на аренду жилья при налогообложении прибыли. И надо отметить, что такая возможность у нее есть.
Статья 255 НК РФ содержит прямое указание: если та или иная выплата (это относится не только к денежным суммам, но и материальным благам) предусмотрена в трудовом или коллективном договоре, то ее можно отнести в состав расходов на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ).
Однако учесть подобные затраты, как считают в Минфине, можно только в размере, не превышающем 20 процентов от начисленной месячной заработной платы (письма от 22.10.13 № 03-04-06/44206, от 30.09.13 № 03-03-06/1/40369, от 28.10.10 № 03-03-06/1/671).
В своих разъяснениях чиновники ссылаются на статью 131 Трудового кодекса РФ, содержащую ограничение: «натуральная» часть зарплаты не должна быть выше 20 процентов от общей зарплаты. При этом выводы чиновников касаются как ситуации с предоставлением жилья сотрудникам, так и ситуации с возмещением им расходов на проживание.
Разница в том, что в первом случае договор аренды с арендодателем заключает сама компания, и она же оплачивает напрямую арендодателю сумму аренды.
А во втором случае сотрудник сам подыскивает себе квартиру, сам заключает договор аренды с арендодателем, и сам же ее оплачивает, и затем уже компания-работодатель возмещает понесенные им на аренду жилья расходы (либо сразу выплачивает ему предполагаемую сумму компенсации за аренду).
Заметим, что применяя второй вариант, компания может столкнуться с налоговыми рисками. Есть более ранние письма ФНС и Минфина, в которых говорится, что подобное возмещение не является оплатой за выполнение трудовых функций работником.
И что указанные выплаты следует рассматривать как выплаты в пользу работников, которые на основании пункта 29 статьи 270 НК РФ вообще не учитываются в целях налогообложения прибыли (письма ФНС от 12.01.09 № ВЕ-22-3/6@, Минфина России от 17.03.09 № 03-03-06/1/155).
Конечно, в более поздних разъяснениях чиновники уже не столь категоричны, поскольку разрешают включать в расходы компенсацию в пределах 20 процентов от зарплаты. Однако на практике некоторые налоговики продолжают исключать из «налоговых» расходов всю сумму компенсации.
Поэтому крайне важно, чтобы условие о компенсации расходов на жилье было прописано в трудовом или коллективном договоре.